La forma en que las empresas se relacionan y se comunican actualmente cambió. La información está disponible en muchos medios y la velocidad de entrega es más rápida que la capacidad de procesamiento, esto es, recibimos mucha información y la mayoría de las veces no sabemos qué hacer y cómo utilizarla para la toma de decisiones. En su organización no es diferente, ¿cómo responden a eso sus colaboradores, cómo se realiza la toma de decisiones y cómo podemos tener mayor productividad dentro de este contexto?

1. Generador de proceso

Permite automatizar diferentes procesos y actividades de gran complejidad, posibilitando la creación de diseño y el mapeado de procesos; es decir, la organización va a poseer un único camino para ejecutar un conjunto de actividades, por lo tanto todos los usuarios ejecutarán el proceso del mismo modo. Esto permitirá el registro y la documentación del proceso, generando conocimiento para todos los involucrados en esa actividad, con lo cual se evitarán errores y re trabajos que favorecen la reducción de costos en la capacitación de colaboradores.

2. Revisión ordenada

Es una actividad en el proceso de gestión que nos posibilitará tener mayor eficiencia y agilidad en la administración y el control de las informaciones; es decir, es un recurso que va a identificar, localizar y regresar un conjunto de registros con base en criterios de investigación como grupos, subgrupos, series y piezas documentales.

3. Acompañamiento del Proceso

El acompañamiento le permite supervisar el progreso de cada actividad en el proceso; porque las organizaciones no operan sobre la base de la improvisación, todo debería funcionar dentro de ciertos límites de tiempo y horarios.

Por lo tanto, las organizaciones requieren un considerable esfuerzo de vigilancia en sus diversas operaciones y actividades, donde monitorear significa supervisar estas operaciones y actividades para garantizar que la planificación está bien ejecutada y que se logren los objetivos correctamente.

4. Plazo de Conclusión

La gestión de los plazos para la finalización de las actividades pasa a ser de suma importancia e incuestionable, ya que el hecho de no cumplir el plazo puede provocar un gran impacto en la organización con multas y sanciones, por lo tanto, el control de la fecha de finalización debe ser acompañado y supervisado.

Para mitigar los plazos de la conclusión de las actividades podemos notificar al solicitante y al gestor con advertencias de la tolerancia, la frecuencia y el aviso de expiración, volviendo la actividad preventiva.

5. Mecanismo de Asignación

Los mecanismos de asignación son componentes que permiten seleccionar a determinados usuarios para conceder ciertas acciones, como la función de gestor de un proceso, la recepción de los procesos completados y la ejecución de las acciones sobre los archivos adjuntos de las solicitudes.

6. Notificación a los Usuarios

Las notificaciones son avisos al usuario en relación con los pendientes o acontecimientos importantes dentro del sistema. Algunas formas de entrega de estas notificaciones pueden ser a través de la central de notificaciones del usuario; la recepción de e-mails por parte del usuario y las notificaciones vía SMS en los celulares.

7. La Central de Tareas

Engloba todas las tareas en las cuales el usuario está involucrado, ya sea como solicitante, responsable, gerente, autor o aprobador. Permitiendo la automatización y el control de procesos a través de documentos y delegar tareas a los usuarios, todas las tareas pendientes o solicitudes del usuario son reunidas en este recurso.

Por TOTVS