La facturación electrónica podría traer grandes beneficios a su empresa

Acumular gran cantidad de facturas y que más de una se pierda podría ser algo del pasado. La factura electrónica es un documento comercial que tiene efectos tributarios. Es generado, almacenado y transmitido ya en un formato electrónico en otras partes del mundo.

Datos de la Dirección de la Industria y Empresa de la Comunidad Europea, indica que la Factura Electrónica en el mundo es una realidad. En el Continente Americano algunos de los países que ya la han implementado son: Chile, México, Guatemala, Argentina y Brasil. En el caso de Europa están realizando modelos globales para el intercambio de facturas en los diferentes países de la Comunidad Europea.

La naturaleza de esta nueva modalidad permitirá almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales, lo que indudablemente facilitará la gestión del negocio.

A diferencia de otras empresas que solo tratan la obligatoriedad de la norma, TOTVS enaltece los beneficios con los que podrían potenciar sus negocios las empresas:

Reducción de costos

La facturación electrónica ha traído consigo la eliminación de procesos de impresión, mensajería y almacenamiento, y esto da como resultado una reducción de costos, importante para las empresas y usuarios.

Seguridad y eficiencia en la emisión de comprobantes

Al realizar la facturación electrónica bajo los estándares establecidos por el Gobierno usted y su empresa estará seguros de cumplir con los requisitos impuestos por ellos en materia de seguridad, una vez pasado este punto su emisión es menor a los 10 segundos en timbrar los documentos fiscales.

Simplificación administrativa

La utilización de sistemas de facturación electrónica facilitan los procesos administrativos ya que pueden asignar distintas tareas y dar de alta varios usuarios que tengan diferentes autorizaciones dentro del sistema. Por otro lado, la empresa que permite un sistema electrónico, ayudará con el almacenamiento de los documentos fiscales, la localización de información en los mismos y facilitará los procesos de posibles auditorías internas o externas.

Servicio al cliente

Contar con un portal al cliente, en donde ellos podrán tramitar sus facturas directamente en el sistema y desde la comodidad de sus casas u oficinas. Esto ayudará al ahorro de tiempo y dinero que permite una mejor reinversión del mismo en actividades de servicio al cliente.

Reducción de errores en el proceso de facturación

Debido a que los sistemas cuentan con bases de datos que se alimentarán previamente, los errores en los documentos fiscales se podrían reducir significativamente.

Control documental

Al contar con una mejor organización y almacenamiento de la información de productos, servicios y clientes se contarán con un mayor control sobre la documentación emitida por las empresas.

Menor impacto ambiental

Eliminación del uso de papel carbón y/o papel químico, ahorro de combustible y menor contaminación ambiental. No solamente se dan los costos de almacenamiento y ahorro del espacio físico.

Aunque en Colombia las normas ya habían concebido el uso de la factura electrónica desde el año 2005, es hasta el 2015 que se reglamentó el uso de esta herramienta, fue hasta marzo del 2017, que su implementación es una realidad, bajo el Decreto 1349 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Con este decreto se permitirá negociar dicha herramienta como título valor, a tasas atractivas de descuento, ofrecidas en un mercado transparente, de esta manera el acto administrativo respaldará los proyectos de crecimiento, expansión, innovación y desarrollo de las industrias.

La preparación de la norma contó con el acompañamiento del Banco Mundial, a través de un trabajo conjunto que permitió identificar barreras en el sector empresarial, relacionadas con los tiempos de la negociación y desembolsos de pagos a proveedores por parte de sus clientes. Con esta medida Colombia mejora sus estándares en buenas prácticas comerciales a nivel internacional.

Según la Dian, el valor de estas facturas asciende a cerca de $2.615 millones, reportados en cuatro días por siete empresas, de las casi 40 habilitadas por facturar electrónicamente.

Sin duda los beneficios enumerados generan certidumbre a las empresas en sus procesos internos de administración; sin embargo, los retos para la adopción exitosa de la facturación electrónica se encuentran en la cultura y el arraigo a realizar una transición transparente, de colaboración entre todos los involucrados en el proceso y también de contar con el aliado tecnológico correcto que hará la implementación de esta modalidad.

Por Douglas Medeiros,
Gerente General TOTVS Andina