Las empresas constructoras y desarrolladoras tienen una dinámica diferente que las distingue: cada proyecto que afrontan es diferente, con su logística, su esquema financiero, su plan de obra y el manejo de su maquinaria.
Por eso mismo, uno de sus problemas para administrar y gestionar la información es que, en principio, tienen diferentes puntos de ingreso de datos, o por lo menos diferentes puestos en los cuales se realizan actividades: recepción de mercadería, consumo de insumos e ingreso de facturas. Todas estas tareas no están totalmente centralizadas, así que la empresa vive un salto cuantitativo cuando logra ingresar en una misma base de datos toda la información sobre lo que está sucediendo, en tiempo y forma.
Hoy existen en el mercado soluciones informáticas que permiten reunir toda la información, logrando que se sepa cuándo y cómo se realizó la recepción de materiales en cada una de las obras y facilitando el ingreso de esos remitos al sistema, desde cada lugar donde fueron recibidos. Lo mismo sucede con los consumos, los partes diarios del personal, etc.
Todo sube
Otro de los temas que preocupa al sector es contar con información sobre los mayores costos por inflación. Muchas veces, el presupuesto inicial termina siendo anecdótico en el curso de la gestión de ese proyecto, ya que fue realizado con precios muy distintos a lo que luego fueron los consumos. Si bien el ajuste por inflación todavía no es un tema obligatorio para el cierre de los balances, para una eficiente gestión de la información y análisis de costos, es necesario contar con indicadores para ajustar los precios, de manera que se pueda hacer un análisis de rentabilidad de los diferentes proyectos y medir los desvíos.
Al no haber todavía una reglamentación, cada empresa elige diferentes indicadores para poder ajustar sus diferentes costos o inversiones y demás.
Existen distintos criterios y datos de actualización como de indexación que permiten realizar un análisis comparativo real, tanto del presupuesto como de la gestión.
Algunas empresas optan por tener índices de diferentes instituciones, como el Indec o la Cámara Argentina de la Construcción (CAC), o armar índices polinómicos donde un ítem sea ajustable por cierto porcentaje de un índice y cierto porcentaje de otro. Pero se puede implementar una solución informática para analizar la información sin complicaciones adicionales. Lo importante en este punto es que el software sea lo suficientemente flexible como para que cada empresa pueda realizar estos análisis de controles presupuestarios ajustados, de acuerdo a sus intereses.
Por partes o todo junto
Hoy hay sistemas que permiten implementar sólo alguna funcionalidad, como “gestión de subcontratistas”, y no necesariamente todo en conjunto. Lo importante en ese caso es hacer un relevamiento previo, para saber si habrá que hacer interfaces con otros sistemas existentes, de modo que la funcionalidad implementada no se transforme en una isla dentro de la organización.
Lo cierto es que además de modernizar las estructuras administrativas, centralizar el control de la información, facilitar la administración y estandarizar los procesos, la necesidad de un sistema que provea acceso en tiempo real a las operaciones y datos financieros es importante no sólo en empresas constructoras, sino en todas en las que existe más de una sede, y la información no esté centralizada.
Cuando los datos están atomizados y hay actividades en distintos lugares, lo ideal es tener una solución con tecnología full web nativa, que permita acceder a la misma base de datos desde diferentes lugares, sin ningún otro costo que poder acceder a un navegador moderno.
Finalmente, hay sistemas que ofrecen la ventaja adicional de integrar la plataforma ERP a una red social. Así, en un mismo parte de consumo de materiales para cierto proyecto, un usuario en una sede puede estar compartiendo información y comentarios con otro en la administración central, y de manera que cada conversación quede registrada tanto en el parte como en el muro de estos usuarios.
Por Matias Stortini,
Gerente Comercial de Finnegans